中國(guó)地質(zhì)大學(xué)基建信息化之路

 

中國(guó)地質(zhì)大學(xué)是教育部直屬的全國(guó)重點(diǎn)大學(xué),是國(guó)家“211工程”、“985優(yōu)勢(shì)學(xué)科創(chuàng)新平臺(tái)”建設(shè)項(xiàng)目的大學(xué)；是國(guó)家批準(zhǔn)設(shè)立研究生院的大學(xué)；是以地球科學(xué)為主要特色，擁有地質(zhì)學(xué)、地質(zhì)資源與地質(zhì)工程兩個(gè)國(guó)家一級(jí)重點(diǎn)學(xué)科，理、工、文、管、經(jīng)、法、教、哲、農(nóng)、藝協(xié)調(diào)發(fā)展的多科性大學(xué)。是我國(guó)地球科學(xué)和資源環(huán)境領(lǐng)域重要的科研中心之一，為促進(jìn)地球科學(xué)的發(fā)展和滿足國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)對(duì)資源環(huán)境的需求做出了重要貢獻(xiàn)，并在國(guó)際地質(zhì)學(xué)界日益發(fā)揮著積極的影響。

中國(guó)地質(zhì)大學(xué)（武漢）基建處（下稱基建處），是承擔(dān)學(xué)校基本建設(shè)任務(wù)的職能部門，在服務(wù)學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)發(fā)展上，擔(dān)當(dāng)著重要角色。

 

 

一、各科室協(xié)作辦公

中國(guó)地質(zhì)大學(xué)（武漢）基建投資每年都達(dá)數(shù)千萬元人民幣之巨,基建處對(duì)項(xiàng)目的信息化管理訴求與日俱增。雖然組織結(jié)構(gòu)不是很復(fù)雜,但是基建項(xiàng)目管理的數(shù)據(jù)量非常大，紙質(zhì)文件的來往壓力不小。

上線PM2后實(shí)現(xiàn)了文件傳送和監(jiān)控作用，除領(lǐng)導(dǎo)審簽和報(bào)備文檔的一份原件為紙質(zhì)資料外，其他全面了實(shí)現(xiàn)無紙化信息傳送，各類文件和審批意見以文檔和圖片格式在該系統(tǒng)內(nèi)傳輸，并以系統(tǒng)記錄的傳輸信息代替現(xiàn)行的簽收手續(xù)，并以此信息作為執(zhí)行依據(jù)。這樣可以減少流程、提高效率、節(jié)約環(huán)保。

邦永公司PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的協(xié)同辦公系統(tǒng)，為各科室項(xiàng)目溝通和日程辦公溝通帶來了便利。工程合同評(píng)審,采購(gòu)合同評(píng)審,紅頭文件流轉(zhuǎn),辦文收發(fā)，費(fèi)用報(bào)銷流程,材料詢價(jià)信息上網(wǎng),招標(biāo)資料、工程資料流轉(zhuǎn),歸檔,模糊查詢等這些原本線下運(yùn)動(dòng)的業(yè)務(wù)流程,全部搬到線上,統(tǒng)一了辦文模板,方便發(fā)起人填寫申請(qǐng),審批人快速審批,后來的快速查詢,基建處溝通高效,透明。而且近期公司推出了辦公移動(dòng)應(yīng)用系統(tǒng)，支持安卓和蘋果移動(dòng)設(shè)備。從此以后，信息化辦公不局限于守著電腦，隨時(shí)誰(shuí)地通過移動(dòng)設(shè)備登入系統(tǒng)，處理相關(guān)事項(xiàng)。

 

二、項(xiàng)目工期管理

基建處項(xiàng)目主要包括教學(xué)樓，科研樓，學(xué)生宿舍，運(yùn)動(dòng)場(chǎng)等，由于項(xiàng)目的特殊性，對(duì)項(xiàng)目的交付時(shí)間都卡的比較死。為了能按期交付項(xiàng)目，借力先進(jìn)的項(xiàng)目工期管理系統(tǒng)，無疑是上上策。

通過PM2系統(tǒng)學(xué)校基建的日常施工管理過程中，能夠跟進(jìn)工程進(jìn)度，包括可以查詢新建項(xiàng)目主要進(jìn)度節(jié)點(diǎn)，通過網(wǎng)絡(luò)圖、工作日歷、邏輯圖等圖形工具從不同側(cè)面展現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃與實(shí)際進(jìn)度，及時(shí)反映進(jìn)展情況。

對(duì)于基建項(xiàng)目進(jìn)度信息如：項(xiàng)目名稱、合同名稱、工程進(jìn)度報(bào)量日期、本次完成工程量、累計(jì)完成工程量、累計(jì)完成百分比（按投資構(gòu)成：征地拆遷、勘察設(shè)計(jì)、水電增容、市政配套、建安工程、設(shè)備購(gòu)置、其他費(fèi)用、材料采購(gòu)）、工程形象進(jìn)度描述、工程形象進(jìn)度電子掃描件、收貨單掃描件、四方竣工驗(yàn)收單掃描件及其他階段性重要成果掃描件等工作進(jìn)行了實(shí)時(shí)的管理。

三、項(xiàng)目資金（成本）管理

基建處接收的很多資金都是專款專用，并且有比較嚴(yán)格的撥付計(jì)劃。PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)，運(yùn)用合約規(guī)劃和項(xiàng)目費(fèi)用分?jǐn)倷C(jī)制，很好的解決的了項(xiàng)目資金流向計(jì)劃，實(shí)際流向，和差異分析的問題，做到了實(shí)時(shí)查看資金走量，走向，改變了傳統(tǒng)的事后核算，實(shí)現(xiàn)了事中控制。

 

 

 

 

四、資料管理

因?yàn)橘Y料多，繁，雜，基建處設(shè)立了獨(dú)立的資料管理室，主要負(fù)責(zé)資料的分類，歸檔，查詢。沒有資料數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，靠手工調(diào)閱這些紙質(zhì)版的資料，耗時(shí)耗力。現(xiàn)在依靠PM2項(xiàng)目系統(tǒng)建立了基建處的資料數(shù)據(jù)庫(kù)，而且這個(gè)資料數(shù)據(jù)庫(kù)的邏輯關(guān)系是多維的，不是簡(jiǎn)單的存放在系統(tǒng)磁盤上。比如一份合同電子檔資料，如果是僅僅存放在電腦磁盤，則他的檢索條件只有檔案名稱，顯然這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足要求。但是在PM2資料數(shù)據(jù)庫(kù)，我們則可以通過資料分類、合同隸屬項(xiàng)目、資料等級(jí)，資料權(quán)限等條件模糊檢索，能瞬間從數(shù)以萬分的資料庫(kù)中找到自己想要的資料，而且用不丟失。

通過完善的資料庫(kù)，建立了詳細(xì)的基建檔案：包括已建工程、新建工程、維修改建工程的電子檔案。

以棟為單位，建立了建筑電子檔案，包括工程資料，維修資料等。在檔案中反映每一項(xiàng)維修項(xiàng)目的地點(diǎn)、時(shí)間、維修內(nèi)容、施工方案、負(fù)責(zé)人員，從宏觀上統(tǒng)計(jì)每棟樓的維修成本，從微觀上分析施工方案、施工質(zhì)量的優(yōu)劣，利于編制類似項(xiàng)目的最優(yōu)施工方案，且有利于新同事盡快上手。

以項(xiàng)目為單位，全面記錄項(xiàng)目全過程的相關(guān)信息：把工程的各項(xiàng)文件和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)的文件及時(shí)上傳到系統(tǒng)平臺(tái)上。反映了項(xiàng)目申報(bào)、審批、變更等決定記錄。

五、使用感受

以前開會(huì)的時(shí)候，施工單位報(bào)告工期進(jìn)展，每人發(fā)一大本資料。現(xiàn)在開會(huì)，只需打開邦永系統(tǒng)就可以了。